Trong suốt 16 năm làm việc tại Lực lượng Không quân Hoàng gia Hà Lan, tôi đã học được và trải nghiệm rằng việc có sẵn phụ tùng thay thế phù hợp hay không ảnh hưởng đến tính khả dụng của các hệ thống kỹ thuật.Máy bay đứng im tại căn cứ không quân Volkel do thiếu phụ tùng thay thế, trong khi máy bay ở Kleine-Brogel ở Bỉ (68 km về phía nam) bị tồn kho.Đối với cái gọi là vật tư tiêu hao, tôi đã trao đổi các bộ phận hàng tháng với các đồng nghiệp người Bỉ của mình.Do đó, chúng tôi đã giải quyết được tình trạng thiếu hụt của nhau và cải thiện sự sẵn có của các bộ phận thay thế và do đó khả năng triển khai của máy bay.

Sau thời gian làm việc tại Lực lượng Không quân, tôi hiện đang chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm của mình với tư cách là cố vấn tại Gordian với các nhà quản lý dịch vụ và bảo trì trong các ngành khác nhau.Tôi có kinh nghiệm rằng ít người nhận ra rằng quản lý kho phụ tùng thay thế khác rất nhiều so với các phương pháp và kỹ thuật quản lý kho sẵn có và được biết đến rộng rãi.Do đó, nhiều tổ chức dịch vụ và bảo trì vẫn gặp phải vô số vấn đề về khả năng cung cấp kịp thời các loại phụ tùng thay thế chính xác, mặc dù lượng phụ tùng thay thế cao.

Phụ tùng thay thế và tính sẵn có của hệ thống đi đôi với nhau

Mối quan hệ trực tiếp giữa sự sẵn có kịp thời của các bộ phận thay thế và sự sẵn có của hệ thống (trong ví dụ này là khả năng triển khai của máy bay) trở nên rõ ràng từ các ví dụ số đơn giản dưới đây.Hệ thống kỹ thuật là “Lên” (nó hoạt động, màu xanh lá cây trong hình bên dưới) hoặc “Down” (nó không hoạt động, màu đỏ trong hình bên dưới).Trong thời gian hệ thống gặp sự cố, việc bảo trì được tiến hành hoặc hệ thống chờ nó.Thời gian chờ đợi đó là do không có sẵn một trong những thứ sau đây ngay lập tức: Con người, Nguồn lực, Phương pháp hoặc Vật liệu[1].

Trong tình huống bình thường trong hình bên dưới, một nửa thời gian 'Ngừng hoạt động' (28% mỗi năm) bao gồm chờ nguyên vật liệu (14%) và nửa còn lại bảo trì thực tế (14%).

Một quản lý cổ phiếu không phải là quản lý khác

Việc quản lý hàng tồn kho để bảo dưỡng và bảo trì về cơ bản khác với các phương pháp nổi tiếng và được sử dụng vì:

• nhu cầu về phụ tùng thay thế thấp và do đó (ao) không thể đoán trước được,
• phụ tùng thay thế đôi khi rất quan trọng và / hoặc có thể sửa chữa được,
• thời gian giao hàng và sửa chữa kéo dài và không đáng tin cậy,
• giá có thể rất cao.

Chỉ cần so sánh nhu cầu về các gói cà phê trong siêu thị với nhu cầu về bất kỳ bộ phận nào (bơm xăng, động cơ khởi động, máy phát điện, v.v.) trong ga ra ô tô.

Các kỹ thuật và hệ thống quản lý kho (tiêu chuẩn) được giảng dạy trong quá trình đào tạo và có sẵn trong hệ thống quản lý kho và hệ thống ERP nhằm vào các mặt hàng như cà phê.Nhu cầu có thể dự đoán được dựa trên nhu cầu trong quá khứ, lợi nhuận hầu như không tồn tại và thời gian giao hàng ổn định.Dự trữ cà phê là sự đánh đổi giữa chi phí giữ hàng và chi phí đặt hàng với một nhu cầu cụ thể.Điều này không áp dụng cho phụ tùng thay thế.Quyết định cổ phiếu đó dựa trên những thứ hoàn toàn khác nhau;còn nhiều điều không chắc chắn nữa.

Hệ thống quản lý bảo trì cũng không tính đến những đặc điểm này.Điều này được giải quyết bằng cách nhập các mức tối thiểu và tối đa thủ công.

Gordian đã xuất bản rất nhiều về sự cân bằng tốt hơn giữa sự sẵn có của các bộ phận thay thế và lượng hàng cần thiết[2]và chúng tôi sẽ chỉ lặp lại điều đó một cách ngắn gọn ở đây.Chúng tôi tạo ra nguồn cung cấp dịch vụ hoặc bảo trì phù hợp bằng cách thực hiện các biện pháp sau:

• Phân biệt giữa phụ tùng thay thế cho bảo trì theo kế hoạch (phòng ngừa) và không theo kế hoạch (sửa chữa).Trong quản lý cổ phiếu chung có thể so sánh với sự phân biệt giữa nhu cầu phụ thuộc và độc lập.
• Phân khúc các phụ tùng thay thế để bảo trì mà không thể lập kế hoạch: các vật tư tiêu hao tương đối rẻ tiền, vận chuyển nhanh đòi hỏi các cài đặt và kỹ thuật khác với các mặt hàng tương đối đắt tiền, di chuyển chậm và có thể sửa chữa được.
• Áp dụng các mô hình thống kê và kỹ thuật dự báo nhu cầu phù hợp hơn.
• Có tính đến thời gian giao hàng và sửa chữa không đáng tin cậy (thường gặp trong dịch vụ và bảo trì).

Chúng tôi đã giúp các tổ chức hơn 100 lần, dựa trên dữ liệu giao dịch từ ERP hoặc hệ thống quản lý bảo trì, để cải thiện tính sẵn có của phụ tùng thay thế, với (nhiều) kho dự trữ thấp hơn và với chi phí hậu cần thấp hơn.Các khoản tiết kiệm này không phải là chi phí “lý thuyết”, mà là các khoản tiết kiệm “xuất tiền” thực tế.

Tiếp tục cải thiện với một quá trình cải tiến liên tục

Trước khi nghĩ đến các biện pháp can thiệp, cần phải tạo ra nhận thức về tiềm năng cải thiện.Do đó, hãy luôn bắt đầu bằng việc quét và định lượng tiềm năng cải tiến.Ngay sau khi nhận ra một trường hợp kinh doanh tuyệt vời, bạn tiếp tục: tùy thuộc vào mức độ trưởng thành của việc quản lý cổ phiếu, bạn thực hiện các quy trình cải tiến dựa trên dự án.Một trong số đó là việc triển khai hệ thống quản lý kho phụ tùng thay thế phù hợp (để bảo dưỡng và sửa chữa).Một hệ thống như vậy dựa trên và bao gồm một chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động khép kín, liên tục cải thiện việc quản lý kho phụ tùng thay thế.

Bạn đã được kích hoạt và bạn có nhận ra rằng bạn sử dụng hệ thống quản lý kho cà phê cho các phụ tùng thay thế không?Sau đó liên hệ với chúng tôi.Tôi muốn cho bạn biết về những cơ hội vẫn còn tồn tại.Có một cơ hội tốt là chúng ta có thể tăng đáng kể tính khả dụng của hệ thống với lượng hàng dự trữ và chi phí hậu cần thấp hơn.